合肥工业大学外宾接待管理办法
发 布 者: 发布时间: 2018-11-21

第一章  总则

第一条   为进一步规范外宾接待工作,加强外宾接待经费管理,根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》(财行〔2013〕533号)等有关文件,结合学校实际制定本办法。

第二条   外宾接待按照有关外事管理规定,实行归口管理,分级负责。国际事务部是学校外事工作的归口管理部门,负责学校外宾接待的管理和协调工作,学校各单位负责本单位的外宾接待活动,并对学校布置的外宾接待活动予以支持和配合。

第二章  接待管理

第三条   邀请外宾来访应结合各单位学科建设、科学研究和教学、业务工作的发展规划和现实需要,提高计划性,尽量减少临时性、纯礼节性和无实质内容的接待。

第四条   学校各单位接待来校参观、考察、访问、讲学、合作科研和参加会议等的外宾,均应到国际事务部领取(或在部门网页上下载)、填写《合肥工业大学国(境)外人员接待审批(备案)表》,并随相关材料一同报至国际事务部。

对开展一般性学术、业务活动或礼节性访问、顺访的外宾,接待单位应至少提前2周报国际事务部备案;凡属国外政要、校级代表团、国际知名人士、学术大师等涉及校领导出面的重要外宾接待,应至少提前4周报国际事务部办理校级审批手续。

第五条   确需校领导出席的外宾接待活动,接待单位应提前报国际事务部协调安排。校领导会见外宾时,应安排相关单位负责人陪同,回答和处理会见过程中涉及的问题。

第六条   参加外事接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪,注意着装整洁;参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装。

第七条   外宾接待过程中应注意搜集、保存相关资料和工作照片(视频)等。接待任务完成后1周内,接待单位须向国际事务部提交接待工作总结(包括文字、照片或视频,接待效益或预期成果、存在的问题和建议等)。

第八条   遇外国记者或其他外籍人士采访、调查,须报宣传部、国际事务部,在得到同意的情况下依法开展活动。

第九条   国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助(赠)和开展社会调查等,须报书面材料至党政办公室、国际事务部,在同意的情况下依法开展活动。

第十条   接待过程中注意外宾安全,包括交通安全、人身安全、财产安全等,提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。

第十一条   外宾接待中应注意保密,严格遵守有关保密规定,不得泄密。

第三章  外宾接待经费管理及开支范围、标准

第十二条   各单位的外宾接待费应事先纳入单位年度预算,并根据“谁邀请,谁承担”的原则实行分级管理。

1、学校层面邀请的外宾接待经费,纳入学校年度预算,由国际事务部统一使用与管理。

2、校内各单位邀请的外宾接待经费,由各单位根据教学、科研、学科建设、国际化建设等实际情况自行预算和使用。

3、各类科研项目、引智项目或课题层面邀请的外宾接待经费,以国际学术交流经费在立项部门批准的项目或课题中做预算安排,并根据项目批准的开支范围和标准使用与管理。

第十三条   各单位应当从严从紧控制外宾接待经费预算,严格接待经费开支范围和标准,不得擅自突破。

第十四条   对应邀来校的外宾,各单位应当根据互惠对等原则,以及来访外宾对学校教学、科研、学科建设等工作的必要性和重要性区分为全部招待、部分招待和外宾自理。

第十五条   外宾接待经费开支范围主要包括:住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。对于各单位邀请来校访问、交流或讲座的外宾,原则上不得列支外宾来华国际旅费。如确有需要承担外宾国际旅费,应事先在外宾接待计划中单独列出,并经外事分管校长和总会计师审批同意后方可凭据按实列支。

第十六条   外宾住宿费按以下规定开支:

1、外宾住宿应当注重安全舒适,不追求奢华,优先安排在校内宾馆住宿。

2、外宾住房标准:校级领导及以上人员可安排行政房或套间,其他人员安排标准间或同等价位的单人间。

第十七条   日常伙食费按以下标准开支:

1、外宾日常伙食费(含酒水、饮料)标准:每人每天300元。

2、外宾日常伙食招待应当注意节俭,严格根据伙食费标准选择菜品、酒水、饮料等。

第十八条   宴请费按以下标准开支:

1、外宾宴请费(含酒水、饮料)标准:每人每次300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。

2、宴请外宾严禁讲排场。各单位原则上应在学校餐厅安排宴请,宴请过程中不上高档菜肴和酒水,杜绝奢侈浪费。除宴请外,提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。

3、外宾在校期间,各单位宴请累计不得超过2次。

第十九条   交通费按以下标准开支:

1、确需我校提供交通服务的外宾接待,各单位应当根据实际情况安排。在符合礼宾要求的前提下,外宾出行应当集中乘车,减少随行车辆。

2、外宾到合肥市以外地区访问,确需我校安排交通服务时,应当按级别乘坐相应等级标准交通工具,副部长级及以上外宾可提供飞机头等舱、轮船一等舱和火车软席(含高铁/动车商务座、全列软席列车一等座、火车高级软卧),其他人员可提供飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席(含高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧)。

3、外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。

第二十条   对外赠礼按以下标准开支:

1、对外赠礼应当节约从简,实物礼品应当尽量选择具有中国特色和学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品,朴素大方,避免奢华。

2、赠礼对象仅为外方团长夫妇,必要时可包括主要陪同人员,原则上由接待单位赠礼1次,其他单位不得重复赠礼。如外方赠礼,可按对等原则回礼。

3、受礼方为正、副部长级人员的,每人次礼品不超过400元;受礼方为司局级人员的,每人次礼品不超过200元;其他人员,可以视情况赠送小纪念品。

4、对访问我校的著名友好人士、社会名流、专家学者,确有必要赠礼的,按照正、副部长级人员标准执行。

第二十一条   外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用,除国家元首、政府首脑外,均由外宾自理。

第四章  陪同人员及经费管理

第二十二条   学校陪同人员人数,应当根据礼宾要求,从严掌握。

第二十三条   接待国家元首、政府首脑级外宾的重大外交外事活动,学校参加宴请人数应当根据礼宾要求安排。其他宴请,外宾5人(含)以内的,中外人数原则上在1:1以内安排;外宾超过5人的,超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

第二十四条   陪同外宾赴合肥市以外地区访问期间,陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照《合肥工业大学差旅费管理办法》的有关规定执行。确需与外宾同餐、同住、同行的,经所在单位领导批准,可按对应的外宾接待标准实报实销。

第二十五条   各单位的接待工作人员在接待活动期间,确因工作需要,经接待单位领导批准,可以安排工作餐,标准为每人每天不超过90元,中餐、晚餐每顿不超过40元。

第二十六条   在接待过程中,确因工作需要,需聘请专业翻译人员的,经接待经费主管部门批准,可支付翻译费。同声传译开支标准为口译每人每天5000元,笔译每千字200元。

第五章  附则

第二十七条   港澳台地区来宾接待参照本办法执行。

第二十八条   在华举办国际会议涉及的外宾接待费用管理按照国家有关规定执行。

第二十九条   本办法由国际事务部负责解释。

第三十条   本办法自印发之日起施行。

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